Tegye végre rendbe az életét!

Fotó: VS.hu / Mudra László

-

Az élet valahol menet közben a véget nem érő feladatok szinonimája lett, és aki megtanítja, hogy oldhatjuk meg ezeket a feladatokat, az tulajdonképpen élni tanít. David Allen és a világhíres módszere valami ilyesmire vállalkozik. Budapesten beszélgettünk vele.


Rohanó világunk egyre rohanóbb.

És valahol mélyen, ott gyomorszáj környékén, esetleg a lassan betonkeménységű, masszázsért könyörgő vállizmainkban érezzük, hogy ezt a közhelyet tovább is tudnánk fokozni. A modernnek nevezett élet minden jel szerint harc azoknak a dolgoknak az áradatával, amelyek megpróbálják elterelni a figyelmünket. David Allen viszont azt mondja, nem feltétlenül kell beleőrülni az életbe. És hogy nyomatékot adjon ennek az állításnak, kidolgozott egy módszert, amelynek angolul a jól rövidíthető Getting Things Done nevet adta – a híveinek csak GTD. Magyarul egyelőre a kicsit vállalati ízű Hatékonyság Stresszmentesen néven fut, de ez ne riasszon el senkit, a hangsúly amúgy is inkább a stresszmentességen van, mint a hatékonyságon.


Kultusz? Vallás? Tanítás?

David Allennek fogalma sem volt, hogy mi legyen, ha nagy lesz. Így lett tanácsadó. Rögtön az elején eloszlatja azonban az esetleg felmerülő előítéletet: nem, ő nem vállalkozó szellemű, egyszerűen csak lusta, és ebből a lustaságból született meg a módszere, amely hatékonyságnövelést ígér stresszmentesen. Valójában azonban tiszta fejet ígér, nyugalmat, és azt, hogy elhallgattatja a fejünkben zsongó hangokat, amelyek a leglehetetlenebb időpontokban emlékeztetnek minket a teendőinkre. A módszert Wired magazin az információs kor vallásának nevezte, Allen viszont inkább a kognitív pszichológiának a tudományos eredményeit lobogtatja, amelyek néhány évtizedes csúszással hitelesítették az ő felismeréseit.


A módszerrel barátkozók azért hajlanak arra, hogy David Allent és a mondanivalóját hitelesnek tartsák, mert már a problémafelvetése is nagyon valóságos. Vagy legalábbis ismerős. A helyzet az, hogy nem tudjuk, hogy ürítsük ki az elménket, amely így tele van felesleges, rendezetlen dolgokkal. Az agyunk folyamatosan, egész nap, sőt néha egész éjszaka nyaggat. Kezdve attól, hogy mihez kezdjünk az életünkkel, váltsunk-e munkahelyet, hová utazzunk, az olyan apróságokig, mint hogy levittük-e a szemetet, és mi legyen a vacsora. És persze azt hisszük, minél keményebben dolgozunk, annál jobban csináljuk. „Sok szerencsét hozzá, de ennek az alagútnak a végén nincs fény” – józanítja ki Allen az elfoglaltság csapdájában vergődőket.

Az időmenedzselést legtöbbször azzal a vágyálommal oldanánk meg, hogy bárcsak 26 órából állna a nap. David Allen szerint viszont az a szerencsénk, hogy csak 24 órából áll, különben plusz két órát stresszelnénk, szoronganánk a tennivalóink miatt. Vagyis nem az idő a gond, hanem a szorongó elménk túlzsúfoltsága. A GTD-módszer azt ígéri, hogy nemcsak a feladatok között tesz rendet, hanem a gondolataink között is. Hogy kölcsönvegyük Allen egyik kedvenc hasonlatát: szörföst csinál belőlünk, aki képes meglovagolni a hullámokat, de nem esik kétségbe akkor sem, ha leesik a deszkáról, mert tudja, hogy másszon vissza.



David Allenre supermanként, prófétaként, guruként tekintenek a hívei. „Ó, ehhez az elváráshoz nehéz lenne felnőni!” – hárít, de elismeri, azok, akik a megmenekülés, felszabadulás érzését élik át a módszer alkalmazása közben, nagy valószínűséggel azt érzik, hogy a GTD „hatalmas terhet vesz le a vállukról”.

A GTD-módszert Allen nagy pályán is kipróbálta, a Siemens, a Nestlé, a Morgan Stanley, sőt még a Jet Propulsion Laboratory dolgozóit is tréningezte (itthon a Prezi, a Ustream, a LogMeIn, a Fundamenta, az Ericsson és a Randstadt próbálkozott vele), és bevetette már egészen kis pályán is, 12-13 éveseknél. „Ők nem feltétlenül túlterheltek, egyszerűen csak ki akarnak szabadulni a börtönből, és követni az álmaikat, megtanulni például lovagolni” – mondja.

Szemináriumokat, webináriumokat, workshopokat vagy egyszerűen csak előadásokat tart – mint most Budapesten, ahol egy ráadásra is szükség volt a nagy érdeklődés miatt –, és mellesleg magával ragadó előadó, nem úgy, mint egy rocksztár, sokkal inkább, mint a kedvenc professzorunk, aki mindig tudja, hogyan hozza közel, és értesse meg a lényeget.

És mint minden lényeg, ez is egy felismeréssel kezdődik: azzal, hogy az elvégzett és el nem végzett feladatok közötti különbség sokkal több stresszt termel, mint azt gondolnánk. David Allen minden jel szerint belénk lát, amikor azt mondja: minél többet gondolunk egy feladatra, annál kisebb az esélye annak, hogy el is végezzük.



A GTD-módszer dióhéjban

Allen mintegy 350 oldalt szentelt a GDT-módszer bemutatására a magyarul most megjelent könyvében, amely a 2001-es első kiadás bővített, átdolgozott változata. A módszer változatlan maradt, de míg az első verzió inkább a vállalati szférának íródott, a második már sokkal szélesebb rétegeket szólít meg – lényegében mindenkit –, és figyelembe veszi azt a technológiai ugrást is, amelyet azóta a közösségi média és az okos eszközök behoztak az életünkbe. Ezért részleteiben nem is merülünk el az GTD titkaiban, csak összefoglaljuk a lényeget.

A módszer kulcsfontosságú eleme egy öt lépésből álló folyamat, amely segít uralni a dolgokat akár a fejünkben, akár a konyhában, akár a munkahelyen. Első lépésben RÖGZÍTENÜNK, azonosítanunk kell azokat a dolgokat, amelyek a maguk befejezetlenségével nyaggatnak minket, és súlyos esetben akár éjszaka sem hagynak aludni. A rögzítés pedig azt jelenti, hogy írjuk le. Mindent. A lényeg, hogy ezek a homályos tennivalók, lezáratlan ügyek kerüljenek kívül az elménken. A mániákus listázók itt rögtön elégedetten hátra dőlhetnének, de a módszer még csak ezek után kezd igazán bemelegedni.

A listáink ugyanis rendszerint nevetségesen általánosak és kezelhetetlenek. Az agyunk pedig nem fogja kevésbe leterheltnek érezni magát, ha a papíron meglátja, hogy „bank” vagy „anya”, ezért van szükség a második lépésre: a TISZTÁZÁSRA. Mi dolgunk a bankkal? Utalni kell? Pénzt kivenni? Számlát nyitni? Nekünk kell megcsinálni, vagy más is csinálhatja? Sürgős vagy várhat? Sőt, lehet, hogy egyáltalán nem is fontos? Ha ezt is leírjuk, máris tisztább a kép, és az agyunknak is eggyel kevesebb dolgot kell raktároznia. Innen lehet tovább lépni a RENDSZEREZÉSRE: gondoskodnunk kell arról, hogy jó időben, jókor lássuk a feladatot. A bankpéldánál maradva: ne éjjel egykor jusson eszünkbe, hanem akkor, amikor a bank közelében vagyunk. Ha mindez megvan, naprakészen kell tartani a gondosan és körültekintően felépített listánkat, ezt szolgálja a REFLEKTÁLÁSNAK nevezett lépés. Végül pedig egyszerűen csak CSINÁLNI kell.


A színpadon: David Allen! Kezdődik a könyvbemutató! #davidallen #gtd #hamarproductivity #hvg

Posted by Hamar Productivity Consulting on Monday, November 9, 2015

A rendszer ennél azért bonyolultabb, és komoly személyes befektetést kíván, ami elsőre letaglózó lehet. De Allen rögtön hozzáteszi: ennél egyszerűbben nem megy. „Én annyira lusta vagyok, hogy ha lenne egy egyszerűbb módszer arra, hogy abszolút ki tudjam üríteni a fejemet, kipróbálnám, és onnantól csak azt tanítanám, arról szólna a következő könyvem. De soha sem láttam semmit, ami ennél egyszerűbb lett volna” – tárja szét a karját. A módszer nem feltétlenül könnyíti meg a feladatainkat, de – ahogy Allen fogalmaz – a vezetőülésbe ültet, ami máris sokkal jobb hely, mint az, amelyikben az áldozat ül. Az elköteleződés témáját azonban tovább feszegetem még egy kérdéssel: tényleg csak az összes lépés betartásával lehet boldogulni, vagy lehet szemezgetni az egyes elemekből? Allen megnyugtat, hogy bármelyik része tetszik is meg, javítani fog az életemen.

Az egyik legcsábítóbb ajánlat például az úgynevezett kétperces szabály: ha egy feladat elvégzése két percnél kevesebbe telik, sokkal jobban járunk, ha ott és akkor azonnal elvégezzük, mert a halogatásával sokkal nagyobb stresszt okozunk magunknak, mint azzal a kétperces cselekvéssel. A másik viszonylag egyszerűen megvalósítható tanácsa, hogy mindig legyen nálunk jegyzetfüzet, bármit leírunk, az elménk csak hálás lesz érte. „Nyilván a teljes módszer sokkal többet ad, mint az egyes részei. És nagy különbség van a között, hogy semmire sem kell gondolnunk és gondolnunk kell valamire. Sosem tudjuk meg mennyi minden van a fejünkben addig, amíg ki nem ürítjük” – biztat arra, hogy ismerjük meg jobban a saját agyunkat.


David Allen, interjú


Nem egy egyszeri műveletről van szó, sokkal inkább életművészetről: arról, hogy hogyan viszonyulunk az életünk történéseihez, változásaihoz, akár traumáihoz. Itt kúszik be a képbe Allen harcművészeti múltja – fekete öves karatés –, amelyből megszületik az egyik legérzékletesebb hasonlat a módszere fontosságának a bemutatására: „Ha négy ember rád támad egy sötét sikátorban, nem célszerű, ha éppen a 200 megválaszolatlan e-mail köti le a figyelmedet”.

Allent mindig is vonzotta a zen esztétika, és a tiszta, üres terekben rejlő lehetőségek, adódik a feltevés, hogy a GTD-módszer néhány láthatatlan szállal kötődik esetleg a minimalizmusként emlegetett életviteli mozgalomhoz. A kapcsolat létezik, de inkább laza, mint szoros: „Valaki lehet minimalista, de bármennyire kevés tárgy veszi is körül, még lehet tele a feje mindenféle gondolattal. Nehéz az üres elmére következtetni csak abból, hogy valakinek mi van a környezetében.” Allen ugyanakkor arra biztat, hogy tisztázzuk a kapcsolatunkat a minket körülvevő tárgyakkal: „Ahogy változunk, ahogy az idő halad, a tárgyaink jelentése is megváltozik. A lomtalanítás sem egy egyszeri művelet, ahogyan az én módszerem sem az. Bizonyos szempontból a tárgyaink is kiabálnak velünk a maguk finom módján, úgy, mint a rendezetlen gondolataink. Az elhallgattatásuk ebben a megvilágításban hasonlít a minimalizmus módszereihez”.


Tényleg akarjuk, hogy megmentsenek?

Allen módszere tényleg nagy falat, még úgy is, hogy pofonegyszerűnek tűnő összetevőkből áll. Hogy miért, arra Allennek van egy komoly emberismeretről árulkodó magyarázata: „Mindenki szeretné, ha megmentenék, de közben nem akarja elhagyni a komfortzónáját. Azt hiszem, a legnagyobb akadálya annak, hogy az emberek magukévá tegyék a módszeremet, az, hogy függenek a stressztől. Nem abban az értelemben, hogy most azonnal elvonulnának, és belőnének maguknak egy kis stresszt, hanem egyszerűen csak hajlandóak elviselni a szorongást, és annak a következményét, hogy nem tesznek semmit ellene. Ragaszkodnak a stresszhez, akkor is, ha az nem jó nekik, egyszerűen azért mert az érzés ismerős. Egy üres elme valójában nagyon szokatlan terep a legtöbb embernek. Azt hiszem, a legtöbben azért próbálnak olyan sok mindent fejben tartani, mert ettől úgy érzik – hamisan –, hogy ellenőrzés alatt tartják a dolgokat. A vicces az egészben az, hogy minél inkább fejben tartanak mindent, annál erősebb lesz az érzésük, hogy nem uralják a dolgokat.”

A saját magunk átverésében tényleg jók vagyunk, de Allen szerint egyszerűen hülyeség azt hinni, hogy mindent képesek vagyunk megjegyezni, és mindenre képesek vagyunk emlékezni. „Régen a cégvezetők gondolták úgy, hogy csak a beosztottjaiknak kell jegyzetelniük, mintha az valami mankó lett volna, amire nekik nincs szükségük” – mond egy példát Allen, hozzátéve, hogy ezt ma is sokan gondolják így, és nem csak cégvezetők.


David Allen, interjú


Bár a GTD-módszert sokszor időmenedzselési stratégiaként azonosítják, David Allen szerint az időt nem lehet menedzselni, az időmenedzsment pedig egy nagy átverés: „Öt percből nem csinálhatunk hatot. A lényeg az, hogy mit teszünk magunkkal az alatt az öt perc alatt, hogy milyen lehetőségeket látunk meg benne”.

Szóval, ha azt mondogatom, hogy nincs időm semmire, hazudok? Félreértek valamit? Mentális gondjaim vannak? „Nem hiszem, hogy az emberek tudatosan hazudnának erről, és valószínűleg rengeteg okuk van arra, hogy időhiányra panaszkodjanak, mert a legapróbb dolog is hatalmasnak tűnhet, ha nem rögzítjük és tisztázzuk. Már az is nehéz, ha egy dolog foglalkoztat, de ha kétszáz van belőle, könnyen érezhetjük azt, hogy az egész világ a vállunkat nyomja. Vagyis a túlterheltség érzése nagyon is valóságos. De meg kell barátkoznunk a gondolattal, hogy mindig több lesz a feladat, mint amennyit meg tudunk oldani”.

A helyzet az, hogy, bármennyire furának tűnik is, valójában csak krízishelyzetben lazulunk el – mondja Allen. A legtöbb ember ilyenkor bekerül az úgynevezett zónába, ahol az idő eltűnik, és ahol a krízisből való menekülés érdekében nagyon koncentrálnia kell a következő lépésre. Minden más parkoló pályára kerül az életében. Csakhogy ezt az elmeállapotot válság nélkül is el lehet érni: összpontosítani, megtervezni a következő lépést, minden mást kizárni. „Valójában akkor vagyunk válságban, amikor nem vagyunk válságban, mert ilyenkor megnyílnak a kapuk, és megtelik a fejünk. Az emberek pedig annyira hozzá vannak szokva ehhez az állapothoz, hogy nem is tudatosul bennük, hogy akár ki is léphetnének belőle”.