Szolgáltatások és eszközök induló startupoknak

-

Egy sikeres innováció egyik fő eleme a hatékony csapatmunka - ehhez azonban elengedhetetlen az ötletek, információk és dokumentumok rendszerezése, a feladatok szervezése és ütemezése. Szerencsére számos olyan eszköz közül válogathatunk, melyek lefedik ezeket a feladatköröket, ráadásul számos ingyenes megoldás is létezik.


Egy startup elindítását hosszas előkészületek, a szükséges háttérszolgáltatások üzembe helyezése kell, hogy megelőzze. Rengeteg időt, pénzt és energiát spórolhatunk meg a megfelelő informatikai támogatások használatával. Amire mindenképp szükségünk lesz: egy követhető ticketing (hiba- és észrevétel bejelentő) rendszer, megfelelő naplózás és egy jó feladatkezelő.


Egy jó ticketing rendszer egyben tudásbázis is

Egy startup működése során számtalan különböző megoldandó probléma és feladat merülhet fel, ezek pedig különféle típusokba sorolhatóak. Ha ezeket a felmerülő kérdéseket, igényeket külön-külön kezelnénk, akkor az könnyen fejetlenséghez vezethetne, ezért szükséges egy megfelelő keretrendszer kialakítása. Az úgynevezett ticketing rendszerekkel átláthatóak és kezelhetőek lesznek a projekt során felmerülő igények, hibalisták és fejlesztői funkciók.

A projekt résztvevői státuszok között mozgatva jelölhetik az adott feladatok állapotát, így mindenki számára könnyen követhető, hol tart épp a munkafolyamat. Egy ticketing rendszerben az éppen megoldandó feladatok teljes életét nyomon tudjuk követni, a különböző bejegyzések között keresve pedig bármikor megtaláljuk az éppen keresett igényt.

Az új igénykezelő rendszerek már nem csak azt jelölhetjük, hogy egy adott feladat kész van-e, hanem státuszok széles skálájából válogathatunk. Ez akkor különösen előnyös, ha az elvégzendő feladat számos részre lebontható, például a fejlesztőknek, tesztelőknek is külön dolgoznia kell vele. Erre a legjobb ingyenes megoldás a Redmine, amit fejlesztők írtak fejlesztőknek. Számos plugin építhető bele, kiválóan paraméterezhető. A JIRA már egy fizetős ticketing rendszer, ám itt sem kell egetverő összeggel számolni. Tíz felhasználóig 10 dollárba kerül a szoftver, ami a szemnek is kellemes, felhasználóbarát felülettel operáló, összetettebb rendszert kínál. Külön moduljai támogatják a menedzsmentet, grafikonokon is kijelzi a releváns adatokat.


Mindent őrizzünk meg, digitálisan is

A megfelelő naplózás szintén elengedhetetlen egy startup gördülékeny működéséhez. Senki sem szeretne egész nap irattömegeket és teleírt jegyzetfüzetek sorát tologatni, ezért kényelmünk érdekében itt is jobb a digitális megoldás mellett dönteni. A csoportos dokumentumok előállításához a Google által felkínált alap rendszeren kívül gyakran nincs is szükség másra. A Google Drive-ba feltöltött és a projekt résztvevőivel megosztott dokumentumok, táblázatok, diák és űrlapok egyszerűen kezelhetőek és könnyen hozzáférhetőek.

Ingyenes lehetőség még a naplózára az Evernote nevű szoftver. Ez a megoldás - havonta 60 MB-nál kevesebb tartalom feltöltése esetén - díjmentes, 60 eurós éves előfizetési díj mellett pedig a korlát már 10 GB-ig kitolódik. Az Evernote minden szükséges funkciót ellát, lehet benne keresni, kulcsszavakat hozzárendelni a bejegyzésekhez, illetve természetesen a projekt résztvevőivel is megoszthatóak a benne feljegyzett információk. Remek funkciója az Evernote-nak, hogy egy feltöltött pdf fájlba akkor is belekeres, ha csupán egy lefotózott, kézzel jegyzetelt szövegről van szó, így meetingekről készített feljegyzések kezelésére is kiváló.


Tudja mindenki, mi a feladata

A zseni ugyan lehet, hogy átlátja a káoszt, de káoszt nem láthat a vállalkozás. Egy startup működtetése során feladatok hosszú sorát kell elvégeznünk, ez pedig egy idő után észrevétlenül is a fejünkre nőhet. Ekkor már nem lesz elég ha e-mailjeink között a "megjelölés olvasottként" gomb segítségével szelektálunk. Az ideális feladatkezelő nem variálja túl a dolgokat, letisztult felületével egy pillanatig nem vonja el a felhasználó figyelmét, így végül nem kapjuk majd magunkat azon, hogy fél órája a teendőink listáját formázgatjuk, hogy a legszebben fessen.

Kiváló, ráadásul ingyenes online feladatkezelő például a Trello, melyet böngészőből és mobileszközről egyaránt elérhetünk. Ebben a rendszerben kezelt projektjeinkhez bármikor meghívhatunk új résztvevőket, így akár munkatársainknak is kioszthatjuk az elvégzendő tennivalókat. A kategorizálásra több lehetőséget is kapunk, az egyes feladatokat nem csak megcsillagozhatjuk, hanem címkékkel és hangulatjelekkel is el lehet látni őket, az erre fogékonyak tehát itt biztosan megtalálják számításukat. Az egyes feladatokhoz hozzászólásokat, sőt képeket is hozzáfűzhetünk, így a klasszikus projektmenedzsment sokkal interaktívabb, könnyebben testreszabhatóbb.

Persze rengeteg más alkalmazás is akad még (Asana, Teambox, Basecamp, Huddle), amelyek segítségével komplexebb munkák és nagyobb csapatok kezelése is könnyebbé válik, így érdemes időt szánni arra, hogy megtaláljuk a számunkra legideálisabb platformokat.